Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập – Lưu Ý Khi Mở Ở Nước Ngoài
Việc chuẩn bị hồ sơ công ty mới thành lập tại nước ngoài là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình mở rộng kinh doanh quốc tế. Dù bạn muốn thành lập công ty tại Singapore, Hong Kong, Hoa Kỳ hay bất kỳ quốc gia nào khác, việc chuẩn bị đúng hồ sơ theo quy định của quốc gia đó sẽ quyết định quá trình thành lập có diễn ra suôn sẻ hay không.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước trong quá trình này, những lưu ý pháp lý quan trọng và các hỗ trợ mà ECI Offshore mang đến cho doanh nghiệp Việt khi “ra biển lớn”.
1. Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Ở Nước Ngoài Gồm Những Gì?
Khi thành lập công ty ở nước ngoài, hồ sơ công ty mới thành lập thường đơn giản hơn Việt Nam, nhưng lại yêu cầu độ chính xác và minh bạch rất cao.
Giấy tờ chứng minh danh tính và địa chỉ cá nhân
Đây là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các cổ đông và giám đốc công ty. Tài liệu thường bao gồm hộ chiếu, sao kê ngân hàng hoặc hóa đơn điện nước (trong vòng 3 tháng) để xác minh địa chỉ cư trú.
Thông tin cấu trúc công ty
Bạn cần xác định loại hình doanh nghiệp (LLC, Limited, C Corporation…), tên công ty, địa chỉ đăng ký, người đại diện pháp luật và tỷ lệ cổ phần của từng cổ đông. Một số quốc gia yêu cầu cung cấp bản hồ sơ đăng ký công ty hợp danh nếu đăng ký dưới hình thức partnership.
Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Ở Nước Ngoài Gồm Những Gì?
Điều lệ công ty và bản kê khai hoạt động
Một số quốc gia như Singapore hoặc Mỹ yêu cầu bạn cung cấp điều lệ công ty (Articles of Incorporation) kèm bản kê khai hoạt động kinh doanh chính, định hướng phát triển hoặc mô tả sơ lược về sản phẩm/dịch vụ.
2. Quy Trình Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Ở Nước Ngoài
Dù từng quốc gia có quy định khác nhau, nhưng quy trình cơ bản để chuẩn bị và nộp hồ sơ công ty mới thành lập tại nước ngoài thường gồm các bước chính sau.
Bước 1: Xác định quốc gia và mô hình doanh nghiệp phù hợp
Bạn nên lựa chọn quốc gia dựa trên mục tiêu kinh doanh: mở tài khoản ngân hàng quốc tế, tiếp cận thị trường Hoa Kỳ, tối ưu thuế tại Hong Kong, hoặc hưởng các chính sách ưu đãi doanh nghiệp tại Singapore. Sau đó, chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với quy mô và cấu trúc cổ đông.
Bước 2: Soạn hồ sơ và công chứng theo yêu cầu quốc tế
Hồ sơ có thể yêu cầu được công chứng bởi công chứng viên quốc tế hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Các tài liệu cần được dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nước sở tại (nếu không phải tiếng Anh).
Quy Trình Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Ở Nước Ngoài
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp ở đâu?
Tuỳ theo quốc gia, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng đăng ký chính phủ (như BizFile của Singapore hoặc Sunbiz của Florida, Mỹ), hoặc qua đại lý dịch vụ được ủy quyền. Một số quốc gia yêu cầu nộp hồ sơ tại phòng đăng ký doanh nghiệp hoặc thông qua hệ thống điện tử xác minh danh tính.
3. Những Lưu Ý Khi Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Quốc Tế
Khi mở công ty ở nước ngoài, không chỉ cần hiểu về hồ sơ pháp lý mà còn cần nắm rõ bối cảnh thuế, tài khoản ngân hàng và các yếu tố tuân thủ (compliance).
Tên công ty và hạn chế ngôn ngữ
Một số quốc gia không cho phép dùng các từ như “bank”, “trust”, “insurance” nếu không có giấy phép đặc biệt. Bạn cần kiểm tra trước trên hệ thống tra cứu tên thương mại.
Vốn điều lệ tối thiểu và tỷ lệ góp vốn
Tùy quốc gia sẽ có yêu cầu về mức vốn tối thiểu khác nhau. Ví dụ, Singapore không yêu cầu vốn tối thiểu, nhưng UAE hoặc Mỹ có thể yêu cầu mức vốn cụ thể để đủ điều kiện xin visa doanh nhân hoặc mở tài khoản.
Quy Trình Chuẩn Bị Hồ Sơ Công Ty Mới Thành Lập Ở Nước Ngoài
Địa chỉ công ty và đại diện pháp lý
Hầu hết các nước đều yêu cầu địa chỉ công ty phải nằm trong nước sở tại, có thể là địa chỉ thật hoặc thông qua đơn vị cung cấp địa chỉ văn phòng ảo. Nếu bạn không cư trú tại quốc gia đó, bạn cần thuê đại diện hợp pháp (Registered Agent).
4. ECI Offshore Hỗ Trợ Làm Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Như Thế Nào
Với mạng lưới đối tác toàn cầu và đội ngũ chuyên viên am hiểu pháp lý từng thị trường, ECI Offshore cung cấp dịch vụ tư vấn hồ sơ thành lập doanh nghiệp quốc tế chuyên sâu, trọn gói và tiết kiệm thời gian.
Phân tích thị trường & lựa chọn quốc gia phù hợp
Chúng tôi giúp bạn đánh giá ưu – nhược điểm từng quốc gia (chi phí vận hành, uy tín pháp lý, khả năng mở tài khoản ngân hàng, dễ dàng trong giao dịch Stripe/PayPal…), từ đó chọn ra phương án tối ưu cho mô hình kinh doanh online, startup hoặc thương mại quốc tế.
Chuẩn bị và nộp hồ sơ theo đúng chuẩn quốc tế
ECI đảm nhận toàn bộ khâu soạn thảo, công chứng, dịch thuật, hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần), và đại diện khách hàng làm việc trực tiếp với cơ quan đăng ký tại nước ngoài.
ECI Offshore Hỗ Trợ Làm Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Như Thế Nào
Hỗ trợ hậu thành lập: tài khoản ngân hàng, gateway, kế toán
Sau khi thành lập, ECI hỗ trợ khách hàng mở tài khoản ngân hàng quốc tế (như Airwallex, Payoneer, ngân hàng truyền thống), cài đặt cổng thanh toán quốc tế và cung cấp dịch vụ kế toán – thuế theo luật địa phương.
5. Những Câu Hỏi Thường Gặp Khi Làm Hồ Sơ Thành Lập Công Ty Ở Nước Ngoài
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến khi cá nhân, doanh nghiệp Việt muốn mở công ty quốc tế.
Có. Theo Luật đầu tư ra nước ngoài của Việt Nam, công dân hoặc doanh nghiệp Việt hoàn toàn có quyền đầu tư, sở hữu công ty nước ngoài, miễn là tuân thủ nghĩa vụ khai báo với cơ quan quản lý trong nước.
Tùy quốc gia, thời gian trung bình từ 2–10 ngày làm việc. Singapore hoặc Mỹ xử lý rất nhanh (trong 1–3 ngày), trong khi một số nước Trung Đông hoặc Châu Âu có thể mất lâu hơn do quy trình xét duyệt kỹ lưỡng.
Được, nhưng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ công ty mới thành lập, bản xác minh danh tính cổ đông và mô tả hoạt động kinh doanh. Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng giải pháp neobank như Airwallex hoặc Wise sẽ đơn giản và nhanh hơn ngân hàng truyền thống.
William Vu hiện là Giám đốc Pháp lý tại ECI Global Consultancy & Services PTE. LTD, chuyên về luật doanh nghiệp quốc tế, thành lập công ty nước ngoài và tuân thủ pháp lý toàn cầu. Với nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nhân xuyên biên giới, anh luôn đảm bảo mỗi bước mở rộng kinh doanh của khách hàng đều hợp pháp, chiến lược và bền vững.